Planejamento Estratégico - Gerenciamento por Diretrizes

As Diretrizes são guias, ou conjunto de recomendações e instrumentos para desdobrar os objetivos da Organização, seja no plano anual, plano de longo prazo, em estratégias adaptativas, os propósitos mensuráveis ou qualquer designação de planejamento que a instituição possui. Desta forma, o objetivo do gerenciamento por diretrizes é colocar em prática as estratégias, transformando-as em realidade. As diretrizes estratégicas são baseadas em um conjunto de objetivos estratégicos que tem por finalidade minimizar ou eliminar os pontos fracos e as ameaças, ao mesmo tempo em que explora os pontos fortes e oportunidades identificados por meio da Análise SWOT realizada. Quais são os passos para Implementar e Gerenciar as Diretrizes Estratégicas?

1. Organização, orçamento, planejamento e treinamento. Isso envolve delinear um plano detalhado descrevendo o que é viável, como será alcançado e quais recursos serão necessários para produzir e usar a diretriz. O plano deve definir uma data de conclusão específica e ser expresso em termos formais e mensuráveis;

2. Definição de prioridade. Isso se refere à identificação, balanceamento e classificação de prioridades pelas partes interessadas. A definição de prioridades garante que os recursos e a atenção sejam dedicados às áreas gerais em que as recomendações proporcionarão o maior benefício ao público-alvo;

3. Associação ao grupo de diretrizes. Isso define quem está envolvido e em que função, como os membros são selecionados e em quais etapas do desenvolvimento das diretrizes cada um deles participará;

4. Estabelecer processos de grupo de diretrizes. Isso define os passos a serem seguidos, como os envolvidos vão interagir e como as decisões serão tomadas.

5. Identificação do público-alvo e seleção do tema. Isso envolve definir os potenciais usuários ou beneficiários das diretrizes e definir os tópicos a serem abordados na diretriz;

6. Envolvimento de beneficiários e outras partes interessadas. Isso descreve como pessoas ou grupos relevantes que não são necessariamente membros do painel (por exemplo, como beneficiários ou usuários) serão afetados pelas diretrizes e envolvidos em seu desenvolvimento;

7. Considerações sobre conflito de interesses. Isso se concentra em definir e gerenciar uma possível divergência entre os interesses da organização, do indivíduo e suas obrigações profissionais, e envolvidos. Essas considerações levam às questões éticas sobre se as ações ou decisões são motivadas por ganhos ou benefícios que possam afetar a integridade do indivíduo ou da organização;

8. Considerando a importância dos resultados, valores, preferências, vantagens e desvantagens. Isso inclui integrar como o público-alvo serão afetados pelas recomendações, devendo avaliar as possíveis consequências no processo de desenvolvimento de diretrizes;

9. Decidir quais evidências incluir e metodologia de buscas e coletas. Isso se concentra em delinear critérios de inclusão e exclusão com base em tipos de evidências. Abrangendo também a decisão de como as evidências serão identificadas e obtidas;

10. Resumindo evidências e considerando informações adicionais. Isso se concentra na apresentação de evidências em um formato sintético (por exemplo, tabelas, gráficos ou relatórios) para facilitar o desenvolvimento e a compreensão das recomendações. Também envolve identificar e considerar informações adicionais relevantes para a questão em consideração;

11. Julgar a qualidade, força ou certeza de um conjunto de evidências. Isso consiste em avaliar a confiança que se pode depositar nas evidências obtidas avaliando de forma transparente os dados e informações, aplicando abordagens estruturadas;

12. Desenvolver recomendações e determinar sua força. O desenvolvimento de recomendações envolve o uso de uma estrutura analítica estruturada e um processo transparente e sistemático para integrar todos os fatores. Determinar a força das recomendações refere-se ao julgamento sobre a confiabilidade do conjunto de diretrizes, e de que sua implementação exercerá um número maior de consequências desejáveis do que indesejáveis;

13. Redação das diretrizes e considerações sobre implementação e viabilidade. Isso se refere à escolha de uma linguagem que facilitem o entendimento e a implementação das recomendações, levando em consideração todos os níveis do público-alvo;

14. Relatórios, comunicação e revisão por partes interessadas. Referem-se a como a diretriz será publicada (por exemplo, comunicação interna/externa). Revisão por pares refere-se a como o documento de diretriz será revisado antes de sua publicação e como ele pode ser avaliado, tanto interna quanto externamente, por partes interessadas que não eram membros do grupo de desenvolvimento de diretriz.

15. Divulgação e implementação. Isso se concentra em estratégias para conscientizar os grupos relevantes sobre as diretrizes e aumentar sua aceitação (por exemplo, publicações e ferramentas como aplicativos móveis);

16. Avaliação e uso. Isso se refere a estratégias formais e informais que permitem avaliar (a) as diretrizes como processo, uso e/ou absorção, impacto e se levarão ou não a melhorias na Organização;

17. Atualizando. Isso se refere a como e quando uma diretriz exigirá revisão devido a mudanças nas evidências ou outros fatores que influenciam as recomendações.

Para avaliar se há necessidade de estabelecer uma diretriz, os tomadores de decisão devem responder às seguintes perguntas: Qual a importância da Diretriz para alcance dos objetivos da Organização? Existe alguma lacuna que está impactando nos resultados e que pode ser melhorada? As recomendações são aplicáveis à realidade da organização?